תקשורת בזמן אירועמי אומר מה, ומתי

בשעה הראשונה של אירוע נוצר ואקום מידע, והוא תמיד מתמלא. השאלה היחידה היא אם הוא יתמלא מכם או מקבוצת הוואטסאפ.

בקצרה

• מי הקול היחיד. אדם אחד מוסמך להוציא הודעות לציבור, ואחד ממלא מקום. שני קולות באירוע אחד מייצרים שתי אמיתות.
• באיזה ערוץ. ערוץ אחד רשמי שכולם מכירים מראש. אם התושבים לומדים את הערוץ בזמן האירוע - כבר איחרתם.
• מה הקצב. עדכון בשעה קבועה גם כשאין חדש. ״אין שינוי, העדכון הבא ב-20:00״ היא הודעה מלאה, והיא זו שמונעת שמועות.
• פנימה - ההנהגה והצוותים. מה קרה, מי עושה מה, מה אסור להוציא החוצה.
• לתושבים - ברור, מרגיע, עם הנחיה מעשית אחת.

בשעה הראשונה של אירוע נוצר ואקום מידע, והוא תמיד מתמלא. השאלה היחידה היא אם הוא יתמלא מכם או מקבוצת הוואטסאפ.

שלוש החלטות ששווה לסגור מראש

1. מי הקול היחיד. אדם אחד מוסמך להוציא הודעות לציבור, ואחד ממלא מקום. שני קולות באירוע אחד מייצרים שתי אמיתות.
2. באיזה ערוץ. ערוץ אחד רשמי שכולם מכירים מראש. אם התושבים לומדים את הערוץ בזמן האירוע - כבר איחרתם.
3. מה הקצב. עדכון בשעה קבועה גם כשאין חדש. ״אין שינוי, העדכון הבא ב-20:00״ היא הודעה מלאה, והיא זו שמונעת שמועות.

מה נכנס להודעה ומה לא

שלוש שכבות, בסדר הזה

• פנימה - ההנהגה והצוותים. מה קרה, מי עושה מה, מה אסור להוציא החוצה.
• לתושבים - ברור, מרגיע, עם הנחיה מעשית אחת.
• החוצה - מועצה, גורמי חוץ, תקשורת. אף אחד לא מדבר לתקשורת חוץ מהקול היחיד. זה הכלל שמופר מהר מכול, ועלות הפרתו היא הגבוהה ביותר.

תבנית עדכון ראשון

[שם היישוב] - עדכון [מספר], [שעה]

מה קרה: [שתי שורות בעובדות בלבד]
מה נדרש מכם עכשיו: [הנחיה אחת ברורה]
מה אנחנו עושים: [שתיים־שלוש פעולות]
מה עוד לא ידוע: [ביושר]

לשאלות: [שם + טלפון]
העדכון הבא: [שעה]

אחרי האירוע

אם האירוע לא נגמר אלא נמשך - ראו שגרת חירום.

תוך שבוע: לשבת עם מי שהיה בחדר ולעבור על הרצף - מה יצא, מתי, ומה התושבים הבינו בפועל. לא תחקיר אשמה, אלא תיקון של הנוהל לפעם הבאה. ראו היום שאחרי.

מה לעשות עם זה

הסדר

1. מי הקול היחיד. אדם אחד מוסמך להוציא הודעות לציבור, ואחד ממלא מקום. שני קולות באירוע אחד מייצרים שתי אמיתות.
2. באיזה ערוץ. ערוץ אחד רשמי שכולם מכירים מראש. אם התושבים לומדים את הערוץ בזמן האירוע - כבר איחרתם.
3. מה הקצב. עדכון בשעה קבועה גם כשאין חדש. ״אין שינוי, העדכון הבא ב-20:00״ היא הודעה מלאה, והיא זו שמונעת שמועות.