ארגונים ועמותות · בשטח
כששלושה גופים פועלים באותו יישוב
אותה יחידה, בשלוש רמות עומק. המעבר ביניהן אינו מאבד דבר.
- דקה - מה היחידה טוענת. לקריאה בדרך לישיבה.
- קריאה - היחידה המלאה, עם הטבלאות והתבניות להעתקה.
- לעשות - הפעולות בלבד, בסדר שלהן.
בקהילה שזוכה לתשומת לב - אחרי אירוע, בתוכנית אזורית, או בגלל צמיחה - קורה דבר מוזר: ריבוי הגופים הופך מברכה לעומס. כולם פונים לאותה מנהלת קהילה, כולם מבקשים מיפוי, וכולם מקיימים מפגש היכרות. התוצאה: הקהילה מתעייפת בדיוק ממי שבא לעזור.
- שעה אחת, אחת לרבעון. יותר מזה - אנשים מפסיקים להגיע.
- מארח קבוע - בדרך כלל המועצה, כי היא הגוף שנשאר.
- סדר יום קבוע: מי עושה מה עכשיו · איפה יש חפיפה · מה הקהילה ביקשה · מי לוקח מה עד הפעם הבאה.
- נציג אחד מהקהילה בשולחן. הרכיב שיותר מכול משנה את הטון - קשה מאוד לנהל תיאום על קהילה כשמישהו ממנה יושב בחדר.
בקצרה
- כפילות תוכן. שני גופים מציעים את אותו דבר. המענה: אחד מוותר, והשני מרחיב. זו שיחה של עשרים דקות, אם מישהו יוזם אותה.
- כפילות כתובת. כולם מול אותו בעל תפקיד. המענה: כתובת אחת מוסכמת בקהילה, שמנתבת פנימה - וזהו המענה שמקל על השטח יותר מכול.
- כפילות מיפוי. כל גוף עורך מיפוי משלו, ושואל את אותם אנשים. המענה: מיפוי אחד משותף, שכולם נסמכים עליו. חיסכון עצום, ומרוויח את הקהילה פ…
- כפילות דיווח. הקהילה מדווחת שלוש פעמים על אותה פעילות. המענה: פורמט משותף, גם כשהיעדים שונים.
- שעה אחת, אחת לרבעון. יותר מזה - אנשים מפסיקים להגיע.
בקהילה שזוכה לתשומת לב - אחרי אירוע, בתוכנית אזורית, או בגלל צמיחה - קורה דבר מוזר: ריבוי הגופים הופך מברכה לעומס. כולם פונים לאותה מנהלת קהילה, כולם מבקשים מיפוי, וכולם מקיימים מפגש היכרות. התוצאה: הקהילה מתעייפת בדיוק ממי שבא לעזור.
מפת הגופים - חצי שעה, ושינוי מיידי
לפני כל תיאום, טבלה אחת. ברוב המקרים עצם הכנתה כבר מסדרת חלק גדול מהתמונה, כי מתברר שעד עכשיו איש לא ראה אותה במלואה:
| מה רושמים | למה זה חשוב |
|---|---|
| מי פועל כאן | כולל גופים שפועלים דרך המועצה ולא ישירות |
| מול מי בקהילה | כאן מתגלה שכולם מול אותו אדם |
| באיזה נושא | כאן מתגלה החפיפה |
| עד מתי | תוכנית שנגמרת בדצמבר משנה את התמונה |
| מי מממן | לעיתים שני גופים ממומנים מאותו מקור |
ארבעה סוגי כפילות, וארבעה מענים
- כפילות תוכן. שני גופים מציעים את אותו דבר. המענה: אחד מוותר, והשני מרחיב. זו שיחה של עשרים דקות, אם מישהו יוזם אותה.
- כפילות כתובת. כולם מול אותו בעל תפקיד. המענה: כתובת אחת מוסכמת בקהילה, שמנתבת פנימה - וזהו המענה שמקל על השטח יותר מכול.
- כפילות מיפוי. כל גוף עורך מיפוי משלו, ושואל את אותם אנשים. המענה: מיפוי אחד משותף, שכולם נסמכים עליו. חיסכון עצום, ומרוויח את הקהילה פעמיים.
- כפילות דיווח. הקהילה מדווחת שלוש פעמים על אותה פעילות. המענה: פורמט משותף, גם כשהיעדים שונים.
- שעה אחת, אחת לרבעון. יותר מזה - אנשים מפסיקים להגיע.
- מארח קבוע - בדרך כלל המועצה, כי היא הגוף שנשאר.
- סדר יום קבוע: מי עושה מה עכשיו · איפה יש חפיפה · מה הקהילה ביקשה · מי לוקח מה עד הפעם הבאה.
- נציג אחד מהקהילה בשולחן. הרכיב שיותר מכול משנה את הטון - קשה מאוד לנהל תיאום על קהילה כשמישהו ממנה יושב בחדר.
מה אומרים לקהילה
הכלל: הקהילה לא צריכה לנהל את התיאום בינינו. משפט אחד, שנאמר על ידי כל הגופים באותה שפה: ״אנחנו מתואמים בינינו. אם משהו מגיע אליכם פעמיים - תגידו לנו, וזה שלנו לסדר.״ משפט קצר, והוא מסיר מהקהילה עומס שמעולם לא היה שלה.
הכלי הקיים: מפת בעלי עניין - מיפוי חי של מי משפיע ומי מושפע, שאפשר לבנות במשותף בישיבה אחת.
מחר בבוקר
בנו את מפת הגופים ביישוב אחד. חצי שעה, והשינוי מורגש כבר בשיחה הבאה.
הידע והכלים כאן נשענים על ניסיון בשטח ועל מחקר. רשימת המקורות המלאה.
מה לעשות עם זה
- שעה אחת, אחת לרבעון. יותר מזה - אנשים מפסיקים להגיע.
- מארח קבוע - בדרך כלל המועצה, כי היא הגוף שנשאר.
- סדר יום קבוע: מי עושה מה עכשיו · איפה יש חפיפה · מה הקהילה ביקשה · מי לוקח מה עד הפעם הבאה.
- נציג אחד מהקהילה בשולחן. הרכיב שיותר מכול משנה את הטון - קשה מאוד לנהל תיאום על קהילה כשמישהו ממנה יושב בחדר.
הסדר
- כפילות תוכן. שני גופים מציעים את אותו דבר. המענה: אחד מוותר, והשני מרחיב. זו שיחה של עשרים דקות, אם מישהו יוזם אותה.
- כפילות כתובת. כולם מול אותו בעל תפקיד. המענה: כתובת אחת מוסכמת בקהילה, שמנתבת פנימה - וזהו המענה שמקל על השטח יותר מכול.
- כפילות מיפוי. כל גוף עורך מיפוי משלו, ושואל את אותם אנשים. המענה: מיפוי אחד משותף, שכולם נסמכים עליו. חיסכון עצום, ומרוויח את הקהילה פעמיים.
- כפילות דיווח. הקהילה מדווחת שלוש פעמים על אותה פעילות. המענה: פורמט משותף, גם כשהיעדים שונים.
לפני שסוגרים
שלוש שאלות, דקה. מה שתכתבו נשמר בדפדפן שלכם בלבד ומופיע בשולחן שלכם. הן נראות פשוטות, והן זה שהופך קריאה לזיכרון: מה שנשלף מהראש נזכר, ומה שנקבע לו תאריך נעשה.
כלי אחד בשבוע, ישירות אליכם
כל יום שלישי בבוקר נפתח כאן כלי אחד מהמטע לשבעה ימים. משאירים מספר, ומקבלים הודעה אחת בשבוע - בלי קבוצה ובלי רעש.