שיתוף ציבור · יסודות
מתי משתפים, ומתי עדיף שלא
אותה יחידה, בשלוש רמות עומק. המעבר ביניהן אינו מאבד דבר.
- דקה - מה היחידה טוענת. לקריאה בדרך לישיבה.
- קריאה - היחידה המלאה, עם הטבלאות והתבניות להעתקה.
- לעשות - הפעולות בלבד, בסדר שלהן.
שיתוף ציבור הוא כלי, לא ערך מוחלט. כלי שמופעל במקום הלא נכון מייצר בדיוק את הנזק שהוא נועד למנוע - ולכן ההחלטה אם לשתף היא החלטה מקצועית בפני עצמה, ויש לה תנאים.
- ״השאלה שאנחנו מביאים היא ___.״
- ״מה שיכול להשתנות בעקבות מה שנשמע הוא ___.״
- ״עד תאריך ___ נחזור לכולם, בערוץ ___, עם ___.״
בקצרה
- יש שאלה פתוחה באמת. קיים לפחות דבר אחד מהותי שטרם הוכרע, ושהתשובה של הציבור עשויה לשנות אותו.
- יש טווח שאנחנו מוכנים לכבד. אפשר לנסח מראש מה בתוך הטווח ומה מחוצה לו - ואנחנו מוכנים לחיות עם כל תוצאה שבתוכו.
- יש זמן. תהליך ראוי דורש שבועות, לא ימים. תהליך שנדחס לשבוע מייצר תחושת הצגה גם כשהכוונה הייתה כנה.
- יש מי שיעבד ויחזיר. העיבוד הוא מה שהופך את החומר לערך. כשיש אדם עם שם ועם שעות שמחויב לעבד ולהחזיר - התהליך בשל לצאת לדרך.
- הנושא בסמכותנו. שיתוף על נושא שההכרעה בו אצל גורם אחר מייצר ציפייה שאי אפשר לקיים. במקרה כזה אפשר לשתף על העמדה שנציג - וזה נושא אחר, ול…
שיתוף ציבור הוא כלי, לא ערך מוחלט. כלי שמופעל במקום הלא נכון מייצר בדיוק את הנזק שהוא נועד למנוע - ולכן ההחלטה אם לשתף היא החלטה מקצועית בפני עצמה, ויש לה תנאים.
שאלה פתוחה באמת · טווח שנכבד · זמן · מי שיעבד ויחזיר · נושא בסמכותנו
ההכרעה כבר התקבלה · אין תקציב לביצוע · חובה בלי שיקול דעת · אירוע פעיל · נושא שנוגע באדם מזוהה
יידוע טוב הוא בחירה מקצועית מלאה, ולא פשרה.
חמישה תנאי סף
כשכל החמישה מתקיימים, התהליך כמעט תמיד מחזיר את ההשקעה. כשאחד חסר - זה בדיוק המקום שבו הוא ייתקע, ולכן ראוי לזהות אותו עכשיו.
- יש שאלה פתוחה באמת. קיים לפחות דבר אחד מהותי שטרם הוכרע, ושהתשובה של הציבור עשויה לשנות אותו.
- יש טווח שאנחנו מוכנים לכבד. אפשר לנסח מראש מה בתוך הטווח ומה מחוצה לו - ואנחנו מוכנים לחיות עם כל תוצאה שבתוכו.
- יש זמן. תהליך ראוי דורש שבועות, לא ימים. תהליך שנדחס לשבוע מייצר תחושת הצגה גם כשהכוונה הייתה כנה.
- יש מי שיעבד ויחזיר. העיבוד הוא מה שהופך את החומר לערך. כשיש אדם עם שם ועם שעות שמחויב לעבד ולהחזיר - התהליך בשל לצאת לדרך.
- הנושא בסמכותנו. שיתוף על נושא שההכרעה בו אצל גורם אחר מייצר ציפייה שאי אפשר לקיים. במקרה כזה אפשר לשתף על העמדה שנציג - וזה נושא אחר, ולגיטימי בהחלט.
חמישה מצבים שבהם יידוע הוא התשובה הנכונה
יידוע טוב הוא בחירה מקצועית מלאה. הוא פעולה עומדת בפני עצמה, ולעיתים היא המכובדת מבין השתיים.
- ההכרעה כבר התקבלה. אז מיידעים, מסבירים את השיקולים, ופותחים להערות על אופן היישום - שם באמת נותר מרחב.
- אין תקציב לביצוע. מפגש שמייצר רשימת רצונות בלי כיסוי מייצר אכזבה מתוזמנת. עדיף לומר מה קיים, ולשתף על סדר העדיפויות בתוכו.
- חובה חוקית או רגולטורית בלי שיקול דעת. מסבירים למה, ועוזרים להיערך.
- אירוע פעיל. בשעת חירום מנהלים, לא מתכנסים. השיתוף מגיע אחרי - בהפקת הלקחים, ושם הוא קריטי.
- הנושא נוגע באדם מזוהה. מקרה פרטני, עניין אישי או צנעת הפרט אינם נושא לדיון ציבורי, גם כשהציבור מבקש.
- ״השאלה שאנחנו מביאים היא ___.״
- ״מה שיכול להשתנות בעקבות מה שנשמע הוא ___.״
- ״עד תאריך ___ נחזור לכולם, בערוץ ___, עם ___.״
מה קורה כשמדלגים
ארגונים מדלגים על שיתוף משתי סיבות, ושתיהן מובנות: לוח זמנים, וחשש מהתפוצצות. ראוי לדעת מה המחיר הידוע של הדילוג, כדי שההחלטה תתקבל בעיניים פקוחות:
- ההתנגדות עוברת לשלב הביצוע, שבו כל שינוי עולה פי כמה.
- הדיון עובר לערוצים שאין בהם ניהול - קבוצות ההודעות, ומשם הלאה.
- נוצרת עמימות, והעמימות היא הדלק של השמועה. מחקר קלאסי משנת 1947 הראה שעוצמת שמועה נגזרת ממכפלת חשיבות הנושא בעמימות שסביבו. את החשיבות אי אפשר להקטין. את העמימות כן, ובכך העיקר.
מחר בבוקר
העבירו את הנושא שעל הפרק דרך מבחן שלושת המשפטים. שלוש דקות, והתשובה שתתקבל היא זו שתכוון את כל ההיערכות.
הידע והכלים כאן נשענים על ניסיון בשטח ועל מחקר. רשימת המקורות המלאה.
מה לעשות עם זה
- ״השאלה שאנחנו מביאים היא ___.״
- ״מה שיכול להשתנות בעקבות מה שנשמע הוא ___.״
- ״עד תאריך ___ נחזור לכולם, בערוץ ___, עם ___.״
הסדר
- יש שאלה פתוחה באמת. קיים לפחות דבר אחד מהותי שטרם הוכרע, ושהתשובה של הציבור עשויה לשנות אותו.
- יש טווח שאנחנו מוכנים לכבד. אפשר לנסח מראש מה בתוך הטווח ומה מחוצה לו - ואנחנו מוכנים לחיות עם כל תוצאה שבתוכו.
- יש זמן. תהליך ראוי דורש שבועות, לא ימים. תהליך שנדחס לשבוע מייצר תחושת הצגה גם כשהכוונה הייתה כנה.
- יש מי שיעבד ויחזיר. העיבוד הוא מה שהופך את החומר לערך. כשיש אדם עם שם ועם שעות שמחויב לעבד ולהחזיר - התהליך בשל לצאת לדרך.
- הנושא בסמכותנו. שיתוף על נושא שההכרעה בו אצל גורם אחר מייצר ציפייה שאי אפשר לקיים. במקרה כזה אפשר לשתף על העמדה שנציג - וזה נושא אחר, ולגיטימי בהחלט.
לפני שסוגרים
שלוש שאלות, דקה. מה שתכתבו נשמר בדפדפן שלכם בלבד ומופיע בשולחן שלכם. הן נראות פשוטות, והן זה שהופך קריאה לזיכרון: מה שנשלף מהראש נזכר, ומה שנקבע לו תאריך נעשה.
כלי אחד בשבוע, ישירות אליכם
כל יום שלישי בבוקר נפתח כאן כלי אחד מהמטע לשבעה ימים. משאירים מספר, ומקבלים הודעה אחת בשבוע - בלי קבוצה ובלי רעש.