הסכם ממשק בין יחידת היישובים לאגףעמוד אחד לכל אגף

יחידת יישובים חדשה נכנסת למקום שבו כבר עובדים: מהנדס שמכיר את ועד היישוב עשרים שנה, מנהלת רווחה שיש לה קשר ישיר עם מנהלת הקהילה, אגף חינוך עם פורומים משלו. זו שאלת הבעלות על הקשר, ולצידה שני אתגרים נוספים: כפילות ארגונית, והאצלת סמכויות מרובה על היחידה. שלושתם נפתרים באותו מקום: בהגדרה כתובה של חלוקת האחריות בין היחידה לכל אגף. זה המצפן הניהולי, וההסדרה נעשית בהובלת המנכ״ל.

בקצרה

• האצלה מרובה. פנייה שהגיעה ליחידה ממשיכה לאגף עם שם, מועד וחזרה ליישוב. היחידה נשארת כתובת לתכלול, לא למה שאחרים טרם הספיקו.
• כפילות. שני גורמים שמדברים עם אותו ועד על אותו נושא, ומוסרים תשובות שונות. ההסכם קובע מי מוביל כל סוג שיח.
• בעלות על הקשר. ההסכם משאיר את סמכות האגף ואת הקשרים הקיימים במקומם. הוא קובע שהיחידה יודעת על ההחלטות שנוגעות ליישוב, ושהיישוב שומע קול…
• מתחילים בשניים. האגף שהממשק איתו צפוף ביותר, והאגף שקל איתו ביותר. השני מייצר את הדוגמה, הראשון מייצר את הערך.
• השיחה היא ההסכם. לא שולחים טופס למילוי. יושבים, ממלאים יחד, והטקסט שנשאר הוא מה שהוסכם ולא מה שנדרש.

יחידת יישובים חדשה נכנסת למקום שבו כבר עובדים: מהנדס שמכיר את ועד היישוב עשרים שנה, מנהלת רווחה שיש לה קשר ישיר עם מנהלת הקהילה, אגף חינוך עם פורומים משלו. זו שאלת הבעלות על הקשר, ולצידה שני אתגרים נוספים: כפילות ארגונית, והאצלת סמכויות מרובה על היחידה. שלושתם נפתרים באותו מקום: בהגדרה כתובה של חלוקת האחריות בין היחידה לכל אגף. זה המצפן הניהולי, וההסדרה נעשית בהובלת המנכ״ל.

ארבעת העקרונות

המצפן הניהולי הוא ארבעה עקרונות, לא מודל אחד לכל המועצות. כל מועצה מתרגמת אותם למבנה שלה.

המשפט שכדאי לזכור: יחידת היישובים משלימה את אנשי המקצוע במועצה, לא מחליפה אותם. כשהיא נשאבת לביצוע, היא מאבדת את מה שרק היא יכולה לעשות: לראות את התמונה השלמה של היישוב.

מה ההסכם מונע

• האצלה מרובה. פנייה שהגיעה ליחידה ממשיכה לאגף עם שם, מועד וחזרה ליישוב. היחידה נשארת כתובת לתכלול, לא למה שאחרים טרם הספיקו.
• כפילות. שני גורמים שמדברים עם אותו ועד על אותו נושא, ומוסרים תשובות שונות. ההסכם קובע מי מוביל כל סוג שיח.
• בעלות על הקשר. ההסכם משאיר את סמכות האגף ואת הקשרים הקיימים במקומם. הוא קובע שהיחידה יודעת על ההחלטות שנוגעות ליישוב, ושהיישוב שומע קול אחד.

העמוד

ממלאים פעם אחת עם כל אגף, בשיחה של חצי שעה. המנכ״ל מאשר, וההסכם נבדק אחרי חצי שנה.

יחידת היישובים ואגף [שם האגף]    תאריך: [    ]

איש הקשר באגף ליישובים: [שם ותפקיד]
איש הקשר ביחידה לאגף:   [שם ותפקיד]

מה האגף מחזיק (ביצוע, מקצוע, סמכות)
  [                                        ]

מה היחידה מחזיקה (תכלול, תיאום, הצפה, ליווי ההנהגה)
  [                                        ]

פנייה מיישוב בתחום האגף
  מגיעה ל-[יחידה / אגף], מועברת תוך [ימים], התשובה חוזרת ליישוב דרך [מי]

מה נשאר אצל האגף בלבד
  [                                        ]

מתי נפגשים
  [פגישת תיאום כל (תקופה) · לפני כל ישיבת מטה עם מטה · בעת אירוע]

מה היחידה צריכה לדעת מהאגף
  [החלטות שנוגעות ליישוב, שינויים בשירות, פניות חוזרות]

נבדק שוב: [חודש]    אושר: [מנכ״ל/ית]

איך מכניסים לעבודה

1. מתחילים בשניים. האגף שהממשק איתו צפוף ביותר, והאגף שקל איתו ביותר. השני מייצר את הדוגמה, הראשון מייצר את הערך.
2. השיחה היא ההסכם. לא שולחים טופס למילוי. יושבים, ממלאים יחד, והטקסט שנשאר הוא מה שהוסכם ולא מה שנדרש.
3. ישיבת הנהלה אחת. המנכ״ל מציג את ההסכמים שנחתמו ומבקש מהשאר להצטרף. שלוש השאלות עוזרות למלא כל שורה: מי מחליט, מי מבצע, מי משלם.

הידע והכלים כאן נשענים על ניסיון בשטח ועל מחקר. רשימת המקורות המלאה.

מחר בבוקר

בחרו אגף אחד וכתבו על דף שלוש שורות: מה הוא מחזיק, מה אתם מחזיקים, ולאן מגיעה פנייה מיישוב בתחומו. אם השורה השלישית לא ברורה לכם, היא ודאי לא ברורה ליישוב. זו הפגישה הראשונה.

מה לעשות עם זה

הסדר

1. מתחילים בשניים. האגף שהממשק איתו צפוף ביותר, והאגף שקל איתו ביותר. השני מייצר את הדוגמה, הראשון מייצר את הערך.
2. השיחה היא ההסכם. לא שולחים טופס למילוי. יושבים, ממלאים יחד, והטקסט שנשאר הוא מה שהוסכם ולא מה שנדרש.
3. ישיבת הנהלה אחת. המנכ״ל מציג את ההסכמים שנחתמו ומבקש מהשאר להצטרף. שלוש השאלות עוזרות למלא כל שורה: מי מחליט, מי מבצע, מי משלם.