ללמוד את התפקיד · מדריך
מנגנוני עבודה סדוריםפורומים, תיאום, נהלים ומשוב בלוח שנה אחד
אותה יחידה, בשלוש רמות עומק. המעבר ביניהן אינו מאבד דבר.
- דקה - מה היחידה טוענת. לקריאה בדרך לישיבה.
- קריאה - היחידה המלאה, עם הטבלאות והתבניות להעתקה.
- לעשות - הפעולות בלבד, בסדר שלהן.
הקשר בין יחידת יישובים להנהגות היישובים מתחיל כמעט תמיד בטלפון אישי, וטוב שכך. מה שמחזיק לאורך זמן הוא מה שיש לו תאריך. המעבר מקשר אד־הוק למערכת עבודה סדורה הוא תנאי לאמון לאורך זמן, והוא עובר דרך ארבע משפחות של מנגנונים. כולן נכנסות ללוח שנה אחד, ומה שיש לו תאריך קורה.
בקצרה
- פורומים קבועים ברמות שונות. פורום הנהגות יישוביות, אחת לרבעון או לחודש לפי גודל המועצה · פורומים מקצועיים ייעודיים למזכירים, למנהלי קהילה ולרכזים · …
- תיאום וניהול שוטף. פגישות עבודה תקופתיות בין נציגי המועצה לכל יישוב · איש קשר קבוע לכל יישוב בתוך המועצה · לוח עבודה שנתי עם מועדי מפגשים ו…
- נהלים ותהליכי עבודה מוסכמים. עיגון תהליכים מרכזיים כמו הגשת בקשות, קידום פרויקטים וטיפול בפניות · זמני טיפול, תחומי אחריות ומסלולי הסלמה · סטנדרטים א…
- משוב, הערכה ובקרה. סקר תקופתי של שביעות רצון היישובים · מפגשי משוב הדדיים · הפקת לקחים ושיפור מתמיד.
- מטה עם מטה. ראש המועצה ומנהלי האגפים עם הנהגת היישוב, ביישוב, בשני מקרי הבוחן. שלושת השלבים שמביאים לישיבה תשובות נמצאים ב מטה עם מט…
הקשר בין יחידת יישובים להנהגות היישובים מתחיל כמעט תמיד בטלפון אישי, וטוב שכך. מה שמחזיק לאורך זמן הוא מה שיש לו תאריך. המעבר מקשר אד־הוק למערכת עבודה סדורה הוא תנאי לאמון לאורך זמן, והוא עובר דרך ארבע משפחות של מנגנונים. כולן נכנסות ללוח שנה אחד, ומה שיש לו תאריך קורה.
ארבע המשפחות
- פורומים קבועים ברמות שונות. פורום הנהגות יישוביות, אחת לרבעון או לחודש לפי גודל המועצה · פורומים מקצועיים ייעודיים למזכירים, למנהלי קהילה ולרכזים · מפגשי מטה עם מטה בהובלת היחידה. הפורום הוא המקום שבו סוגיה רוחבית מפסיקה להיות עניין של יישוב אחד.
- תיאום וניהול שוטף. פגישות עבודה תקופתיות בין נציגי המועצה לכל יישוב · איש קשר קבוע לכל יישוב בתוך המועצה · לוח עבודה שנתי עם מועדי מפגשים ואבני דרך.
- נהלים ותהליכי עבודה מוסכמים. עיגון תהליכים מרכזיים כמו הגשת בקשות, קידום פרויקטים וטיפול בפניות · זמני טיפול, תחומי אחריות ומסלולי הסלמה · סטנדרטים אחידים לעבודה מול היישובים. נהלים מפחיתים אי־ודאות, ואי־ודאות היא מה שמייצר את רוב החיכוך.
- משוב, הערכה ובקרה. סקר תקופתי של שביעות רצון היישובים · מפגשי משוב הדדיים · הפקת לקחים ושיפור מתמיד.
מה עובד במקרי הבוחן
שתי מועצות שנבחנו לעומק, חוף הכרמל ועמק יזרעאל, מחזיקות שגרות דומות בשמות שונים.
- מטה עם מטה. ראש המועצה ומנהלי האגפים עם הנהגת היישוב, ביישוב, בשני מקרי הבוחן. שלושת השלבים שמביאים לישיבה תשובות נמצאים במטה עם מטה.
- פורום ראשי יישובים. אחת לרבעון: עדכונים שוטפים, הצפת סוגיות רוחביות, דיאלוג מקצועי.
- פורום מנהלות לשכה ומזכירים. אחת לרבעון, לרוב עם תוכן מקצועי: הרצאה, מפגש עם בעל תפקיד במועצה, סוגיות מהשטח.
- פורום מנהלי קהילה. אחת לחודש, עם ליווי של יועץ מקצועי.
- בקיבוצים: פורום מנהלים עסקיים בשיתוף התנועה הקיבוצית.
מדידה שהולכת עם הלוח
יעדים מדידים ברמה שנתית, מערכת מדדים ובקרה תקופתית. שלושה מספרים שכל יחידה יכולה להתחיל בהם, לפי יישוב: מתי נפגשנו לאחרונה בפגישה שנקבעה מראש · כמה פניות נפתחו וכמה נסגרו · כמה בעלי תפקידים ביישוב עברו הכשרה השנה. הראשון הוא המגלה ביותר, והוא היחיד שבידי היחידה בלבד.
לוח השנה
ממלאים פעם בשנה, מפרסמים ליישובים, ותולים במשרד. במכוורת הישיבות והפורומים נכנסים ליומן ומסונכרנים לגוגל ולאאוטלוק.
מועצה אזורית [שם] שנת [ ] פורומים פורום ראשי יישובים: כל [רבעון], בחודשים [ ] מוביל/ה: [שם] פורום מזכירים ומנהלות לשכה: כל [רבעון], בחודשים [ ] מוביל/ה: [שם] פורום מנהלי קהילה: כל [חודש], ביום [ ] מוביל/ה: [שם] פורום נוסף: [ ] מטה עם מטה [מספר] ישיבות בשנה, [מספר] יישובים בכל סבב סבב ראשון: [חודשים] סבב שני: [חודשים] ישיבת הכנה בהובלת היחידה: [שבועיים] לפני כל ישיבה תיאום שוטף איש קשר קבוע לכל יישוב: [כן, רשימה מצורפת / בבנייה] פגישת עבודה עם כל יישוב: כל [תקופה] סבב ביקורים: כל יישוב לפחות פעם ב-[תקופה] נהלים נוהל פנייה מיישוב: [קיים / בכתיבה] זמן מענה ראשוני: [ימים] נוהל הגשת בקשה או פרויקט: [קיים / בכתיבה] משוב ובקרה סקר שביעות רצון היישובים: [חודש] מפגש משוב הדדי: [חודש] בדיקת יעדי השנה: [רבעוני / חצי שנתי]
הידע והכלים כאן נשענים על ניסיון בשטח ועל מחקר. רשימת המקורות המלאה.
מחר בבוקר
פתחו את היומן של השנה הקרובה וקבעו עכשיו את תאריכי פורום ראשי היישובים לכל השנה, גם בלי סדר יום. ארבעה תאריכים ביומן עושים ליחידה יותר ממסמך מדיניות שלם.
מה לעשות עם זה
הסדר
- פורומים קבועים ברמות שונות. פורום הנהגות יישוביות, אחת לרבעון או לחודש לפי גודל המועצה · פורומים מקצועיים ייעודיים למזכירים, למנהלי קהילה ולרכזים · מפגשי מטה עם מטה בהובלת היחידה. הפורום הוא המקום שבו סוגיה רוחבית מפסיקה להיות עניין של יישוב אחד.
- תיאום וניהול שוטף. פגישות עבודה תקופתיות בין נציגי המועצה לכל יישוב · איש קשר קבוע לכל יישוב בתוך המועצה · לוח עבודה שנתי עם מועדי מפגשים ואבני דרך.
- נהלים ותהליכי עבודה מוסכמים. עיגון תהליכים מרכזיים כמו הגשת בקשות, קידום פרויקטים וטיפול בפניות · זמני טיפול, תחומי אחריות ומסלולי הסלמה · סטנדרטים אחידים לעבודה מול היישובים. נהלים מפחיתים אי־ודאות, ואי־ודאות היא מה שמייצר את רוב החיכוך.
- משוב, הערכה ובקרה. סקר תקופתי של שביעות רצון היישובים · מפגשי משוב הדדיים · הפקת לקחים ושיפור מתמיד.
לפני שסוגרים
שלוש שאלות, דקה. מה שתכתבו נשמר בדפדפן שלכם בלבד ומופיע בשולחן שלכם. הן נראות פשוטות, והן זה שהופך קריאה לזיכרון: מה שנשלף מהראש נזכר, ומה שנקבע לו תאריך נעשה.
כלי אחד בשבוע, ישירות אליכם
כל יום שלישי בבוקר נפתח כאן כלי אחד מהמטע לשבעה ימים. משאירים מספר, ומקבלים הודעה אחת בשבוע - בלי קבוצה ובלי רעש.