ללמוד את התפקיד · מדריך
ידע במערכת ולא בראשחמישה רכיבים שמחזיקים יחידה כשאדם מתחלף
אותה יחידה, בשלוש רמות עומק. המעבר ביניהן אינו מאבד דבר.
- דקה - מה היחידה טוענת. לקריאה בדרך לישיבה.
- קריאה - היחידה המלאה, עם הטבלאות והתבניות להעתקה.
- לעשות - הפעולות בלבד, בסדר שלהן.
בשנים הראשונות של יחידת יישובים, המנהלת היא היחידה. היא מכירה כל יו״ר ועד, יודעת איזה יישוב רגיש לאיזה נושא, וסוגרת עניינים בטלפון. זה מה שמייצר את ההצלחה בהתחלה, וזה גם מה שדורש מעבר למערכת אחר כך. זו התלות בפרסונה: ידע שנשאר בראש ולא במערכת, וכשהאדם עוזב נוצר ואקום. המטע כולו נבנה על המשפט ההפוך: הידע נשאר במרחב, גם כשהתפקידים מתחלפים.
בקצרה
- תהליכי העבודה עדיין לא כתובים. איך מטפלים בפנייה, מי מאשר, מה קורה כשאין תשובה. כולם יודעים, אף אחד לא כתב.
- הנהלים חיים בעל פה. ״ככה אנחנו עושים״ הוא נוהל, עד שמגיע מישהו שלא היה שם כשהחליטו.
- ממשקי העבודה נשענים על היכרות אישית. הקשר עם המהנדס עובד כי שניהם מחבבים זה את זה. ראו הסכם ממשק .
- ההיגיון המקצועי נשאר אצל אדם אחד. למה יישוב אחד מקבל ליווי צמוד ואחר לא. ההחלטה נכונה, ורק המנהלת יכולה להסביר אותה.
- תיעוד שיטתי של תהליכי עבודה מרכזיים. חמישה תהליכים שחוזרים כל שנה, כל אחד בעמוד: פנייה מיישוב, הגשת בקשה, כניסת ועד חדש, ישיבת מטה עם מטה, אירוע חירום.
בשנים הראשונות של יחידת יישובים, המנהלת היא היחידה. היא מכירה כל יו״ר ועד, יודעת איזה יישוב רגיש לאיזה נושא, וסוגרת עניינים בטלפון. זה מה שמייצר את ההצלחה בהתחלה, וזה גם מה שדורש מעבר למערכת אחר כך. זו התלות בפרסונה: ידע שנשאר בראש ולא במערכת, וכשהאדם עוזב נוצר ואקום. המטע כולו נבנה על המשפט ההפוך: הידע נשאר במרחב, גם כשהתפקידים מתחלפים.
ארבעה סימנים שהידע בראש
- תהליכי העבודה עדיין לא כתובים. איך מטפלים בפנייה, מי מאשר, מה קורה כשאין תשובה. כולם יודעים, אף אחד לא כתב.
- הנהלים חיים בעל פה. ״ככה אנחנו עושים״ הוא נוהל, עד שמגיע מישהו שלא היה שם כשהחליטו.
- ממשקי העבודה נשענים על היכרות אישית. הקשר עם המהנדס עובד כי שניהם מחבבים זה את זה. ראו הסכם ממשק.
- ההיגיון המקצועי נשאר אצל אדם אחד. למה יישוב אחד מקבל ליווי צמוד ואחר לא. ההחלטה נכונה, ורק המנהלת יכולה להסביר אותה.
נקודה אחת לדייק: אין בכך כדי להפחית ממשמעותה של המנהיגות האישית. מנהיגות חזקה היא מאיץ, לא תשתית. האתגר הוא לזהות את נקודת המעבר, ולעבור בזמן.
חמישה רכיבים שמעבירים ידע מהראש למערכת
לצד כל אחד, איפה הוא יושב בפועל.
- תיעוד שיטתי של תהליכי עבודה מרכזיים. חמישה תהליכים שחוזרים כל שנה, כל אחד בעמוד: פנייה מיישוב, הגשת בקשה, כניסת ועד חדש, ישיבת מטה עם מטה, אירוע חירום.
- ניסוח והטמעה של נהלים כתובים וסדורים. קצרים. נוהל של עמוד שקוראים עדיף על נוהל של עשרה שמתייקים.
- הגדרת ממשקי עבודה ברורים עם אגפי המועצה. הסכם ממשק לכל אגף, מאושר במנכ״ל.
- יצירת מנגנוני דיווח. תמונת מצב קצרה למנכ״ל אחת לרבעון: מה קרה בכל יישוב, מה פתוח, מה דורש הכרעה.
- בקרה ולמידה והגדרה מדויקת של תחומי אחריות וסמכויות לכל תפקיד ביחידה. הגדרת תפקיד כתובה לכל איש צוות, ותיק כניסה מוכן מראש למי שיבוא אחריו.
לצד החמישה, משפט אחד: הידע המקצועי נאגר במערכות נגישות, מסמכים, מאגרי מידע, כלי ניהול ידע, כך שיוכל להישמר לאורך זמן. במכוורת, תיק היישוב ויומן היישוב הם המקום הזה: כל שיחה, כל סיכום, כל מסמך, לפי יישוב, ולא בתיבת הדואר של אדם אחד.
בדיקה עצמית
עשר דקות, פעם בחצי שנה. כל ״עדיין לא״ הוא משימה לרבעון הקרוב.
יחידת היישובים, מועצה אזורית [שם] תאריך: [ ] אם אני נעדר/ת חודש - מישהו יודע איך מטפלים בפנייה מיישוב מתחילתה ועד סופה: [כן / עדיין לא] מישהו יודע למה כל יישוב נמצא ברובד השירות שלו: [כן / עדיין לא] סיכומי השיחות עם ההנהגות נמצאים במקום משותף, לא במייל שלי: [כן / עדיין לא] יש הסכם ממשק כתוב עם [מספר] מתוך [מספר] אגפים: [כן / עדיין לא] המנכ״ל מקבל תמונת מצב כתובה בלי לשאול: [כן / עדיין לא] יש תיק כניסה מוכן למי שיחליף אותי: [כן / עדיין לא] שלושת ה״עדיין לא״ שנסגרים ברבעון הקרוב 1. [ ] אחראי/ת: [שם] עד: [תאריך] 2. [ ] אחראי/ת: [שם] עד: [תאריך] 3. [ ] אחראי/ת: [שם] עד: [תאריך]
הידע והכלים כאן נשענים על ניסיון בשטח ועל מחקר. רשימת המקורות המלאה.
מחר בבוקר
בחרו תהליך אחד שחוזר כל שנה וכתבו אותו בעמוד: מה קורה, מי עושה, מתי. לא נוהל, תיאור. העמוד הזה הוא הרכיב הראשון מתוך חמישה, והוא לוקח פחות משעה.
מה לעשות עם זה
הסדר
- תיעוד שיטתי של תהליכי עבודה מרכזיים. חמישה תהליכים שחוזרים כל שנה, כל אחד בעמוד: פנייה מיישוב, הגשת בקשה, כניסת ועד חדש, ישיבת מטה עם מטה, אירוע חירום.
- ניסוח והטמעה של נהלים כתובים וסדורים. קצרים. נוהל של עמוד שקוראים עדיף על נוהל של עשרה שמתייקים.
- הגדרת ממשקי עבודה ברורים עם אגפי המועצה. הסכם ממשק לכל אגף, מאושר במנכ״ל.
- יצירת מנגנוני דיווח. תמונת מצב קצרה למנכ״ל אחת לרבעון: מה קרה בכל יישוב, מה פתוח, מה דורש הכרעה.
- בקרה ולמידה והגדרה מדויקת של תחומי אחריות וסמכויות לכל תפקיד ביחידה. הגדרת תפקיד כתובה לכל איש צוות, ותיק כניסה מוכן מראש למי שיבוא אחריו.
לפני שסוגרים
שלוש שאלות, דקה. מה שתכתבו נשמר בדפדפן שלכם בלבד ומופיע בשולחן שלכם. הן נראות פשוטות, והן זה שהופך קריאה לזיכרון: מה שנשלף מהראש נזכר, ומה שנקבע לו תאריך נעשה.
כלי אחד בשבוע, ישירות אליכם
כל יום שלישי בבוקר נפתח כאן כלי אחד מהמטע לשבעה ימים. משאירים מספר, ומקבלים הודעה אחת בשבוע - בלי קבוצה ובלי רעש.